Despesas de viagem. Por que fazer um bom relatório profissional?

Despesas de viagem.
Por que fazer um bom relatório profissional?

Quando o assunto é viagens corporativas, os mínimos detalhes fazem a diferença no fechamento dos relatórios contábeis da empresa. Daí a importância de fazer um bom relatório profissional, discriminando todas as despesas tidas durante a viagem.
As despesas em viagens corporativas têm relação direta com a logística e os gastos extras do funcionário no trabalho remoto. Portanto, entram nesse cálculo hospedagem, alimentação, passagens, inscrições em eventos, diárias e serviços.
Os relatórios de despesas são fundamentais para que a empresa documente o que está sendo investido e faturado, estabelecendo prioridades e objetivos. Além disso, uma base consistente de dados contribui para a tomada de decisões, mostra oportunidades de crescimento e alerta sobre possíveis necessidades de cortes e ajustes, uma vez que todos os dados estão reunidos em um documento só.
Outro detalhe importante, que não pode ser deixado de lado, é a padronização do relatório. Um documento formatado de acordo com o perfil e as necessidades da empresa agiliza e melhora os processos internos. Por isso, crie um modelo que comporte todas as informações importantes, que vão desde detalhes básicos, como os dados do funcionário e o objetivo da viagem, até informações mais complexas, como resultados de negociações.

O que não pode faltar no relatório de viagens

O objetivo da viagem, os dados da empresa e do colaborador são informações imprescindíveis na elaboração do relatório de viagens corporativas. Quanto mais específicos forem os dados, maior será a eficácia e validade do documento. Recibos e cupons fiscais também entram no cálculo, então é importante se atentar para incluir os dados da empresa em todos os comprovantes.
Dados como nome completo do colaborador, data de emissão da passagem, trecho percorrido pelo transporte e número da reserva não podem faltar no documento – além, é claro, de detalhamento da hospedagem: valor da diária, localização, nome do hotel, data de emissão da reserva, categoria do quarto, datas de check-in e check-out, entre outros.

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